Asiakas- ja jä­sen­re­kis­te­rin tie­to­suo­ja­se­los­te

Laatimispäivämäärä 24.5.2018
Päivitetty 1.6.2022

1. Rekisterinpitäjä

Näkövammaisten liitto ry
Y-tunnus: 0202748-5
postiosoite: PL 30, 00030 IIRIS
käyntiosoite: Marjaniementie 74, 00930 Helsinki

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Markku Möttönen, järjestöpäällikkö
Iiro Nummela, palvelupäällikkö

3. Tietosuojavastaava

lakimies Elina Ketonen
sähköposti: tietosuoja@nkl.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

1. jäsenyhdistystemme jäsenluettelon pitäminen (yhdistyslain velvoitteiden täyttäminen);
2. saavutettavien julkaisujen välittäminen näkövammaisille henkilöille (tekijänoikeuslakiin perustuva yleistä etua koskeva tehtävä);
3. asiakas- ja jäsenpalvelu, asiakas- ja jäsenviestintä, asiakassuhteen hoitaminen, palveluiden toimittaminen sekä toiminnan suunnitteluun (rekisteröidyn asiakkuuteen tai asialliseen yhteyteen Näkövammaisten liitossa tai sen jäsenyhdistyksissä perustuva oikeutettu etu);
4. näkövammaisille henkilöille rajattujen palveluiden toimittaminen ja hallinnointi (esim. näkövammaiskortti, erikoishinnoiteltu numeropalvelu ja näkövammaisten keskustelukanavien käyttöoikeudet), osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä palveluiden käyttöön liittyvien ongelmien ja väärinkäytösepäilyjen selvittäminen (sopimus);
5. tutkimuksen suorittaminen;
6. sähköinen ja suoramarkkinointi (suostumus).

Tietoja käytetään sekä liiton että sen jäsenyhdistysten toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Näkövammaisten liitto ry:n ja sen jäsenyhdistysten keskitetty asiakas- ja jäsenrekisteri on käytössä liitossa sekä seuraavissa liiton jäsenyhdistyksissä:

Etelä-Savon Näkövammaiset ry
Helsingin ja Uudenmaan Näkövammaiset ry
Kaakkois-Suomen Näkövammaiset ry
Kainuun Näkövammaiset ry
Keski-Suomen Näkövammaiset ry
Lapin Näkövammaiset ry
Pohjanmaan Näkövammaiset ry
Pohjois-Karjalan Näkövammaiset ry
Pohjois-Pohjanmaan Näkövammaiset ry
Pohjois-Savon Näkövammaiset ry
Pohjois-Savon Näkövammaiset ry
Päijät-Hämeen Näkövammaiset ry
Satakunnan Näkövammaiset ry
Tampereen seudun Näkövammaiset ry
Varsinais-Suomen Näkövammaiset ry
Opaskoirayhdistys ry

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterinpitäjä käsittelee tai voi käsitellä asiakas- ja jäsenrekisterissä seuraavia rekisteröidyn henkilötietoja:

1. rekisteröidyn yksilöintiin tarvittavat perustiedot kuten nimi, kotipaikka, syntymäaika;
2. rekisteröidyn yhteystiedot ja yhteydenpitotavat kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot, tiedotusmuoto (esim. sähköposti, kirje, äänite, pistekirjoitus), palvelukieli ja/tai äidinkieli;
3. rekisteröidyn henkilötunnus (lainaussopimuksen perusteella);
4. palvelun myöntämistä varten tarvittavat tiedot rekisteröidyn lukemisesteestä (tieto näkövammasta, näkövamman haitta-asteesta tai muusta lukemisesteestä);
5. tiedot rekisteröidyn kanssa tehdyistä sopimuksista (esim. sopimuksen sisältö sekä alkamis- ja päättymisajankohta);
6. tilaus- ja toimitustiedot (esim. tiedot tilatuista ja toimitetuista palveluista ja tuotteista kuten lehdet, näkövammaiskortti, erikoishinnoiteltu numeropalvelu ja sähköiset palvelut);
7. palveluiden käytöstä kertyvät seurantatiedot (esim. sähköisten julkaisujen ja keskustelukanavien käyttöajankohdat, käytetyt selaimet ja IP-osoitteet));
8. jäsenyystiedot (yhdistyksen nimi, jäsentyyppi, jäsenyyden kesto, jäsenyyden päättymisen syy);
9. luottamustoimet, vapaaehtoisroolit ja ansiomerkit yhdistyksissä;
10. yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot;
11. muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella käsiteltävät tiedot (esimerkiksi suostumus suoramarkkinointiin sekä tiedot palveluiden käytössä huomioitavista toimintarajoitteista).

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, jäsenyhdistyksiltämme sekä väestörekisteristä ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi voimme vastaanottaa henkilötietoja ja päivittää niitä edellä kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan konserniin kuuluvilta tahoilta sekä Förbundet Finlands Svenska Synskadade rf:ltä ja sen jäsenyhdistyksiltä, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Kuuntelukaista-palvelun valitulta operaattorilta saamme kyseisen palvelun käyttöön liittyvät tiedot.

7. Henkilötietojen luovutukset ja siirtäminen

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita, joiden kaikkien kanssa olemme tehneet sopimuksen henkilötietojen käsittelystä.

Voimme luovuttaa rekisteröityjen yhteystietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• painotuotteiden (esim. jäsenlehti) postitus
• tuotteidemme ja palveluidemme toimitukset (esim. näkövammaiskortti ja lainattavat välineet)
• erikoishinnoitellun numeropalvelun tarjoaminen.

Voimme luovuttaa välittämiemme saavutettavassa muodossa olevien teoskappaleiden käytön seurantatietoja saavutettavan teoskappaleen tuottajalle.  Esimerkiksi Celian äänikirjojen käyttöä koskevia tietoja voimme luovuttaa Celialle ja äänilehden käyttöä koskevia tietoja kyseisen äänilehden julkaisijalle.

Epäiltäessä saavutettavassa muodossa olevan teoskappaleen luvatonta käyttöä tai levittämistä voimme luovuttaa sähköisten julkaisujen käytön seurantatietoja myös teosten oikeudenhaltijoille ja rikostutkintaan.

Voimme luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja tutkimuskäyttöön suostumuksen perusteella.  Ilman suostumusta tutkimuskäyttöön luovutettavat tiedot anonymisoidaan.

8. Tietojen siiro EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilyttämisaika

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden, muun oikeutetun perusteen tai suostumuksen keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjanpitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset

Arvioimme säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan seuraavat oikeudet:

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä.

Korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista.

Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä rekisteristä.

Tietojen käsittelyn rajoittamispyyntö ja vastustaminen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseään kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus käsittelystä valvontaviranomaiselle. Ks. tietosuojavaltuutetun verkkosivut: https://tietosuoja.fi- Ulkoinen linkki.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

13. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen, yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa.

Mikäli muutamme tätä selostetta, julkaisemme muutokset selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai tiedottamalla asiasta verkkosivuillamme.