Tapahtumailmoittautumisten tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä
Näkövammaisten liitto ry
Y-tunnus 0202748-5
postiosoite: PL 30, 00030 IIRIS
käyntiosoite: Marjaniementie 74, 00930 Helsinki
Rekisteristä vastaava taho
Kukin tapahtuma muodostaa oman tapahtumarekisterinsä. Kukin tapahtuman järjestävä taho vastaa itse tapahtuman rekisteröintiä koskeviin kysymyksiin. Tapahtumarekisteristä vastaavan henkilön yhteystiedot löytyvät ilmoittautumisohjeiden yhteydestä.
Tietosuojavastaava
juristi Elina Ketonen
tietosuoja@nkl.fi
Rekisteröidyt
Tapahtumarekisterissä käsitellään Näkövammaisten liitto ry:n järjestämille tapahtumille ilmoittautuneiden henkilöiden tietoja.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Näkövammaisten liiton päävastuullisesti järjestämien tapahtumien (esimerkiksi seminaarien ja koulutusten) järjestämisessä tarvittavien henkilötietojen kerääminen ja käsittely. Tietoja käytetään ainoastaan sen tapahtuman, johon henkilö on ilmoittautunut, toteuttamista ja tiedottamista varten.
Henkilötietoja käytetään:
- tapahtumailmoittautumisten ylläpitoon
- tapahtumasta viestimiseen ilmoittautuneille
- tapahtumajärjestelyistä huolehtimiseen
- palautteen keräämiseen ilmoittautuneilta
- tilastollisiin tarkoituksiin
- osallistumiseen liittyvään laskutukseen
Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus (henkilötietojen vapaaehtoinen luovuttaminen) sekä ilmoittautumisesta muodostuva oikeutettu etu huolehtia tapahtumien järjestelyistä ja tapahtumaviestinnästä.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja: sukunimi, etunimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Lisäksi tapahtuman sisällöstä ja toteutuksesta riippuen rekisteriin saatetaan tallentaa seuraavia tietoja:
- taustaorganisaatio
- tehtävänimike
- ammatti ja koulutus
- syntymäaika
- huoltajan tai läheisen yhteystiedot
- laskutustiedot
- tiedot mahdollisista alennuslippuoikeuksista (esim. joukkoliikenteeseen)
- saavutettavuus- ja esteettömyystarpeita koskevat tiedot
- näkövamman yksityiskohtia
- mahdollisen opaskoiran mukaantulo
- erityisruokavalio ja allergiat
- tapahtuman kannalta merkityksellisiä terveystietoja
- järjestelyihin liittyvät toiveet
- ohjelman osat, joihin rekisteröity aikoo osallistua
- sekä erillisiä suostumuksia/lupia (esimerkiksi valokuvauslupa tai lupa yhteystietojen jakamiseen muille osallistujille)
Erityiset henkilötietoryhmät
Rekisteriin voidaan tallentaa rekisteröidyn terveyteen liittyviä tietoja tapahtumaan osallistumisen turvallisuuden takaamiseksi. Tiedot rekisteröidyn erityisruokavalioista ja allergioista sekä tapahtuman kannalta merkityksellisistä terveystiedoista saatetaan kerätä, jotta rekisteröidylle osataan tapahtuman aikana tarjota asianmukaista ravintoa tai tarvittaessa antaa tapahtuman aikana asianmukaista ensiapua.
Säännönmukaiset tietolähteet
Kaikki tiedot saadaan suoraan tapahtumaan ilmoittautujalta sähköisellä lomakkeella tai sähköpostitse.
Henkilötietojen luovutukset ja siirtäminen
Tietoja ei luovuteta Näkövammaisten liiton, tapahtuman järjestäjien ja tapahtuman yhteistyökumppaneiden ulkopuolelle. Tapahtuman yhteistyökumppaneina voivat toimia esimerkiksi majoitus- ja ruokailupalveluiden järjestäjät.
Tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja säilytetään enintään niiden luovuttamisvuotta seuraavan vuoden loppuun. Tämän jälkeen tiedot hävitetään tai anonymisoidaan.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä Näkövammaisten liitto ry käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä henkilötietojen vahingoittumiselta tai häviämiseltä. Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat siis palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.
Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työtekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen. Jokaisella tapahtumalla on omat määrätyt käsittelijänsä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
- Oikeus saada selvitys rekisterin tietosisällöstä ja tietosisällön käytöstä
- Oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot.
- Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä.
- Korjausoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista.
- Pyynnössä tulee yksilöidä, mikä tieto on virheellinen, millä perusteella se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa.
- Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä rekisteristä.
- Oikeus rajoittaa käsittelyä: Jos rekisteröity on ilmoittanut, että hänen tietonsa ovat virheellisiä, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostitse tai kirjallisesti tapahtuman yhteyshenkilölle.
Oikeus peruuttaa suostumus
- Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen käsittelyyn milloin tahansa ilmoittamalla asiasta sähköpostitse tai kirjallisesti tapahtuman yhteyshenkilölle.
- On huomattava, että voimassa oleva suostumus on tapahtumaan osallistumisen edellytys
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti. Ks. tietosuojavaltuutetun verkkosivut: https://tietosuoja.fi/
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
- Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin
Tietosuojaselosteen päivittäminen
- Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen tai toimintojen muuttuessa.