Oi­keuk­sien­val­von­nan ja työ­elä­mä­pal­ve­lu­jen tie­to­suo­ja­se­los­te

EU:n tietosuoja-asetuksen 2016/679 sekä tietosuojalain (1050/2018) säännökset huomioon ottaen laadittu tietosuojaseloste.

Laatimispvm: 10.5.2019
Tarkistettu: 6.11.2019

1. Rekisterin pitäjä

Näkövammaisten liitto ry
oikeuksienvalvontayksikkö ja työelämäpalvelut
PL 30, 00030 IIRIS

p. 09 396 041 (vaihde)

2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt

Näkövammaisten liitto ry
tietosuojavastaava: vs. oikeuksienvalvontalakimies Elina Ketonen
yhteyshenkilö: sosiaaliturvapäällikkö Ulla Hannula

3. Rekisterin nimi

Näkövammaisten liitto ry:n oikeuksienvalvontayksikön ja työelämäpalveluiden asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Käsittelyn oikeusperusteena on asiakkaan antama suostumus. Asiakkaina ovat oikeuksienvalvontayksikön ja työelämäpalveluita käyttävät henkilöt. Näkövammaisten liitto ry:n oikeuksienvalvontayksikkö ja työelämäpalvelut palvelevat asiakasta oikeuksien valvontaan mm. sosiaali- ja terveysturvaan, työelämään ja opiskeluun liittyvissä asioissa ja toimeksiannoissa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mm.

• asiakkaiden neuvonta ja ohjaus
• asiakirjojen laatiminen
• juridiset toimeksiannot
• etuuksien ja palvelujen hakeminen ja muutoksenhaku
• asiakkuuksien hoitaminen.

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään vain kunkin asiakkaan osalta asiakkaan yhteydenoton perusteella ja palvelujen tarkoituksen toteuttamiseksi. Yhteydenotot tapahtuvat puhelimitse, sähköpostitse tai kirjallisesti.

Näkövammaisten liitto ry:n omassa vaikuttamistoiminnassa sekä tilastoinnissa ja raportoinnissa toiminnan rahoittajalle STEA:lle käsitellyt tiedot ovat anonymisoituja.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin kerätään tietoa Näkövammaisten liiton oikeuksienvalvontayksikön ja työelämäpalvelujen sekä oikeuksienvalvontalakimiehen asiakkaista.

Rekisteriin merkittäviä perustietoja ovat

• asiakkaan nimi ja yhteystiedot
• asiakkaan henkilötunnus silloin kun siihen on erityiset perusteet
• asiakkaan näkötilanne ja mistä kyseinen tieto on peräisin (esim. asiakkaan kertomana tai lääkärintodistuksesta)
• omaiset tai viranomaiset, joihin asiakkaan luvalla saa olla yhteydessä
• asiakkaan käytössä olevat palvelut ja sosiaaliturva
• asiakkaan ammatti, koulutus- ja työhistoria.

Rekisteriin merkittäviä asiakaskertomustietoja ovat

• työntekijöiden yhteydenpito asiakkaaseen (pvm, mitä asia koski, mahdollisesti sovitut jatkotoimenpiteet ja työntekijän nimikirjaimet)
• työntekijöiden ja omaisten tai viranomaisten välinen yhteydenpito
• sekä muut asiakkaan asioiden hoitamiseksi tarvittavat tiedot.

Rekisteriin liitetään tarvittaessa asiakkaasta laadittuja lausuntoja, kirjelmiä ja muita asiakirjoja.

6.  Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin kerätään tietoja ja asiakirjoja ensisijaisesti asiakkaalta itseltään.

Lisäksi rekisteriin voidaan liittää sosiaali- ja terveysalan viranomaisilta sekä muilta toimijoilta, oppilaitoksilta ja työnantajilta saatavia tietoja ja asiakirjoja, joita työntekijät ovat asiakkaan luvalla hankkineet. Tarvittaessa asiakkaalta pyydetään kirjallinen suostumus tai valtakirja asiakirjojen ja tietojen hankkimiseksi.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötiedot tallennetaan Näkövammaisten liitto ry:n oikeuksienvalvontayksikön ja työelämäpalveluiden sähköiseen rekisteriin. Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivaa alihankkijaa (Kehätieto Oy).

Rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan suostumuksella

• Näkövammaisten liiton työntekijöille, jotka osallistuvat asiakkaan asian hoitamiseen
• henkilöille, joille asiakas haluaa tietoja luovutettavan.

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Sähköiseen rekisteriin pääsee vain henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla, jonka myöntää sosiaaliturvapäällikkö. Rekisterin käyttäjätunnus myönnetään niille oikeuksienvalvontayksikön ja työelämäpalvelujen työntekijöille, joiden työtehtäviin kuuluu suora asiakastyö, järjestöjohtajalle sekä oikeuksienvalvontalakimiehelle. Käyttöoikeus päättyy välittömästi työntekijän työsuhteen päätyttyä tai henkilön siirryttyä työtehtäviin, joiden tekemiseen ei liity rekisterin käyttö. Yksittäisen asiakkaan tietoja käsittelevät kuitenkin vain ne työntekijät, joilla on oikeus hoitaa asiakkaan asiaa.

Rekisterin käytöstä jää lokitiedot, joiden avulla voidaan todeta kuka rekisteriä on käyttänyt ja milloin.

Palvelin on sijoitettu Näkövammaisten liiton palvelinhuoneeseen, jonne pääsevät vain järjestelmäpalvelusta vastaavat henkilöt. Tila on suojattu kulunvalvontajärjestelmällä. Palvelinhuoneessa on aktiivinen rikosilmoitinjärjestelmä, josta on yhteys vartiointiliikkeeseen. Huone on ilmastoitu ja palosuojattu.

Rekisterin pääkäyttäjänä toimii Näkövammaisten liiton sosiaaliturvapäällikkö.

Rekisterin asiakirjoista otetut paperiset tulosteet säilytetään lukollisissa arkistokaapeissa lukituissa työhuoneissa Näkövammaisten liiton tietoturvaohjeita noudattaen.

Tiedot säilytetään asiakkuuden ajan ja niin kauan kuin tehtävän hoitaminen sitä edellyttää.

Asiakkuus päättyy, jos muuta ei ole sovittu, viimeistään 5 vuoden kuluttua viimeisestä yhteydenotosta.

Tiedot poistetaan ja hävitetään viimeistään, kun rekisteröidyn kuolemasta on kulunut kolme (3) vuotta.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti, puhelimitse tai henkilökohtaisesti tietosuoja@nkl.fi.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja korjausvaatimusten yhteydessä.

Korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet.

Suostumuksen peruuttaminen

Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.

Suostumuksen peruuttamisen jälkeen ei asiakkaan asiaa voida enää hoitaa täysimääräisesti.

Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä rekisteristä.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
sähköposti: tietosuoja@om.fi
p. 02956 66700 (vaihde)

Tietojen käsittelyn rajoittamispyyntö ja vastustaminen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista.

Käsittelyn rajoittaminen tulee kyseeseen esimerkiksi silloin kun rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, kun tietoja ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikaisuvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai kun rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä mutta päätöstä ei ole vielä tehty.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, yhteystietojen, yhteyshenkilöiden tai toimintojen muuttuessa. Julkaisemme muutokset tietosuojaselosteen päivättyinä.

Suostumus henkilötietojen käsittelyyn